四川省光华教育发展基金会档案管理办法
(发布于:2014-08-01 )

档案管理办法

第一章 总 则

 第一条  为了加强本会档案资料管理,充分发挥档案资料的作用,根据《中华人民共和国档案法》、《会计档案管理办法》、《四川省教育厅文书立卷归档工作试行办法》等的规定,结合本会实际,制定本办法。

 第二条 四川省光华教育发展基金会办公室为本会档案资料具体管理部门,负责本办法的具体实施。

 办公室应指定档案管理人员,做好档案资料的立卷、归档、保管、查阅和销毁等具体管理工作,确保挡案资料妥善保管;有序存放、方便查阅,严防毁损、散失和泄密。

 第三条 本会档案资料分为文书档案资料、会计档案资料。文书档案资料须按年度分别立卷、分类成册。

在工作中形成的各种有保存价值的资料,都应按照本办法立卷归档。

 第四条 公文承办要保证文件的系统完整,办理完毕后或年度终了交文书人员归档。

 会计年度终了形成的会计档案,由会计人员按照归档要求,负责整理立卷,装订成册,编制会计档案清册。

本会建立《四川省光华教育发展基金会归档案卷总目录》(见附表一)

第五条 本会暂不采用电子计算机进行档案,若从某一年开始采用电子计算机进行会计核算,除进行磁性介质保存外,应当保存打印出纸质会计档案。

第二章 归档范围

第六条 文书档案的归档范围包括:上级机关印发、本会制发或工作中形成的,具有查考价值的各种文件材料。

第七条                 文书档案的归档范围具体包括以下类别:

1、 收、发文件;

2、 会议文件、纪要、记录、领导讲话材料;

3、 决定、规定、制度、办法、通报等;

4、 工作计划、总结、调查材料;

5、 预决算、统计报表;

6、 合同、协议书;

7、 任免、聘任、奖励、处分材料;

8、 重要来信、来访材料;

9、 大事记;

10、                       重要电报、电话记录。

第八条 会计档案的归档范围包括:会计凭证、会计帐簿和财务报告等会计核算专业资料。

第九条   会计档案的具体归档范围是:

1、   会计凭证类。包括原始凭证、记账凭证、汇总凭证、其他会计凭证;

 2、会计账簿类。 包括总账、明细账、日记账、固定资产卡片、辅助账簿、其他会计账簿;

 3、会计报告类。包括月、季、年度财务报告(含会计报表、附表、附注及文字说明)和其他财务报告;

 4、其他类。包括银行存款余额调节表、银行对账单、其他应当保存的会计核算专业资料、会计档案移交清册、会计档案保管清册、会计档案销毁清册。

第三章 立卷要求

 第十条 案卷质量总的要求是:遵循文件材料的形成规律和特点,保持文件之间的有机联系,区别不同价值,便于保管和利用。

 第十一条 卷内文件材料应区别不同情况进行排列,密不可分的文件应依序排列在一起,即批复在前,请示在后;正件在前,附注在后;印件在前,定稿在后。

 会计凭证类按会计凭证编号、月份先后次序分装成册;会计帐簿类按年度账本类分装成册;财务报告类、其他类按年度归类成册。

 第十二条 卷内文件材料应按排列顺序,依次编写号。单面书写的文件页号编写在右下角;双面书写的文件,正面页号编写在右下角,背面编写在左下角:折叠后的图纸页号一律编写在右下角。

 第十三条 按规定的格式逐项填写文件日录,填写的字迹要清楚,卷内文件目录放在卷首。

 第十四条  卷内文件材料的情况说明,应逐项填写在备考表内。若无情况说明,也应将立卷入、检查人姓名和日期填上以示负责。备考表应置卷尾。

 第十五条 案卷封面,填上本册内容所属时间、第几册数,共多少页数、保管期限和案卷号等。案卷封面应逐项用毛笔或钢笔书写,字迹要工整清晰。

 第十六条 案卷装订。装订前,卷内文件材料要去掉金属物,对破坏的文件资料必须修复,字迹已扩散的应复制并与原件一并立卷,传真件应保存其复印件。装订应采用线绳左侧穿孔装订法,做到整齐、牢固、便于保管和利用。

第四章 保管期限

 第十七条  但俺的保管期限划分为永久、长期、短期三种。其中,永久档案的保管时间为50年以上;长期档案的保管时间为15年;短期档案的保管时间为5年。

 第十八条 文书档案的保管期限按《四川省光华教育发展基金会文书档案保管期限》(详见附表二)执行,其中只作了原则规定的部分,由办公室主任根据以下原则确定:

凡记叙和反映本会主要工作和活动的内容,需要长远利用和查考的文件材料及图表,保管期限定为永久;

凡在相当长的时间里,有利用、查考价值的文件材料及图表,保管期限定为长期;

凡在比较短的时间内需要查考的文件材料及图表,保管期限定为短期。

第十九条  会计档案的保管期限按《会计档案管理办法》规定执行(详见附表三)

 第二十条 档案的保管期限,从年度终了后的第一天算起。

    本办法规定的档案保管期限最低保管期限。

第五章     保管、移交和销毁

第二十一条 档案保管的基本任务是:维护档案实体的秩序状态,使档案在存放和使用中始终有序;保护档案实体的理化状态,使其在存放和使用中不受或少受人为的或自然因素的损害,并延长其物质形体的自然寿命。

第二十二条  应经常保持档案的卫生、整洁,做好防尘、防潮、防虫、防丢失等安全和保密工作,做到收实相符。

第二十三条 档案不得借出、不得携带出境。

如有特殊需要,会计档案经副理事长兼秘书长批准,可以提供查阅、摘抄、复印,并办理登记手续;文书档案经副秘书长兼办公室副主任批准,可以提供查阅、摘抄、复印,并办理登记手续。

第二十四条 查阅、摘抄、复印档案须由本会档案管理人员陪同。

查阅、摘抄、复印人员应当做到:

1、 严格遵守保密纪律;

2、    不得擅自向他人传播档案内容;

3、    不得翻阅、摘抄、复制与查阅内容无关的材料。

第二十五条 查阅档案时,严禁在档案上作涂改、圈划、抽换、批注、污损和折皱。发现上述情况应追究当事人责任。

第二十六条 档案移交、销毁必须填写《四川省光华教育发展基金会档案移交清册》(见附表四)、《四川省光华教育发展基金会档案销毁清册》(见附表五),认真履行移交、销毁手续。

移交、销毁档案由副理事长兼秘书长审批,办公室主任监交、监销。

第二十七条  本会因撤销、解散、合并或其他原闪而终止,档案资料应移交到主管部门四川省教育厅指定的机构。

第二十八条 本办法由理事会负责解释。

第二十九条 本办法自理事会批准之日起施行。